Als Shipping Administrative Officer zorg jij ervoor dat de logistieke en administratieve processen rondom verzending nauwkeurig en zonder haperingen verlopen. Je vormt de verbindende factor tussen de afdelingen Transport, Warehouse en Customs en de externe vervoerders. Je houdt overzicht over orders, documenten en laad- en losmomenten en schakelt snel wanneer de planning wijzigt. Precisie, organisatietalent en een proactieve houding zijn in deze rol onmisbaar.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:
- Het verwerken en vrijgeven van inkomende en uitgaande orders in het ERP-systeem.
- Het opstellen, controleren en archiveren van verzend- en transportdocumenten, zoals vrachtbrieven en afleverbewijzen.
- Het ontvangen van chauffeurs en het fungeren als eerste contactpersoon voor vervoerders en bezoekers op de expeditie.
- Het coördineren van laad- en losactiviteiten en het indelen van de beschikbare docks.
- Het afstemmen van planning en documentatie met de afdelingen Transport, Warehouse en Customs.
- Het bewaken van de correctheid en volledigheid van logistieke gegevens en het beheren van de algemene mailbox.
- Het signaleren en verhelpen van afwijkingen en het meedenken over verbeteringen in de logistieke processen.
