Als Office Manager / Project Administrator ben je verantwoordelijk voor het administratieve verloop van technische projecten. Je zorgt ervoor dat klantorders, inkoopopdrachten en leveringen correct worden verwerkt en opgevolgd. Daarnaast onderhoud je contact met klanten en leveranciers en bewaak je de financiële administratie rondom lopende opdrachten. Je werkt nauw samen met een technische en commerciële collega om alle processen efficiënt te laten verlopen.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:
- Het verwerken van klantaanvragen, verkooporders en bijbehorende gegevens in het ERP-systeem.
- Het opstellen en versturen van inkooporders en het administratief verwerken van leveranciersbevestigingen.
- Het bewaken van levertijden, opvolgen van bestellingen en signaleren van eventuele afwijkingen.
- Het onderhouden van contact met klanten en leveranciers en het afstemmen van lopende opdrachten.
- Het beheren van technische tekeningen, certificaten, pakbonnen en overige projectdocumentatie.
- Het coördineren van verzendingen, leveringen en de bijbehorende transportdocumenten.
- Het verwerken en controleren van facturen, opvolgen van openstaande betalingen en opstellen van financiële overzichten.
