Tijdens deze stage voer jij, naast het maken van jouw opdracht, onder andere de volgende werkzaamheden uit:
- Afhandelen van inkomende- en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);
- Beheren van diverse agenda’s;
- Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen;
- Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern;
- Ontvangen van kandidaten en klanten: jij zorgt ervoor dat mensen zich welkom voelen en professioneel worden geholpen;
- Zorgen dat alle verjaardagen en jubilea verzorgd zijn;
- Bieden van facilitaire ondersteuning, zoals beheren van de voorraad (koffie / papier / wijn / relatiegeschenken / contractmappen etc.), verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor, coördineren van de schoonmaak en pandbeheer;
- Organiseren van interne en externe borrels en evenementen.
Op basis van een persoonlijk gesprek zullen wij kijken naar jouw wensen en kwaliteiten en in goed overleg een opdracht overeenkomen.
Voorbeelden van vraagstukken zijn:
- Aan welke evenementen is behoefte binnen de organisatie en hoe kan dit geregeld worden?
- Waar liggen de behoeftes van medewerkers met betrekking tot office en hoe kunnen we dit faciliteren?
- Hoe kunnen wij nieuwe ruimtes zo mooi mogelijk inrichten en welke partijen kunnen hierbij helpen?
- Hoe kan het dat sommige processen nog niet optimaal lopen en hoe kunnen we deze verbeteren?
- Hoe kunnen wij de samenwerking tussen de office-afdelingen binnen onze verschillende filialen verbeteren?
