“De tijd vliegt, maar jij hoeft niet mee te vliegen.” Dat klinkt als een catchy slogan, maar voor Jaïr (directeur bij onze vestiging in Breda) is het ook een belangrijke les. In de snelle wereld van de logistiek draait alles om efficiëntie en een slimme planning. Vandaag duiken we samen met Jaïr in een stukje timemanagement. Wat kun je doen als de uren op een dag altijd tekort lijken te schieten? Welke kleine stappen kunnen een groot verschil maken? Hoe voorkom je dat je, ondanks een drukke agenda, vergeet om af en toe even adem te halen?

Wat is de reden dat jij ooit begonnen bent met het geven van de timemanagement trainingen?
Dat is een mooi verhaal. Toen ik zelf ruim 5 jaar geleden startte bij AXS Logistiek merkte ik dat ik het lastig vond om mijn dagen goed in te plannen en alle prioriteiten te halen. Er werd toen een training georganiseerd door Patricia (algemeen directrice). Deze training was voor mij een echte eyeopener en ik ging meteen aan de slag met de uitgedeelde informatie en tips. Dit werkte voor mij zo goed dat ik zelf ook in het training geven van timemanagement gerold ben. Ook is het voor mij telkens weer een wake up call als ik de training geef. Elke keer als ik er weer over aan het vertellen ben ga ik het weer bij mezelf na en word ik elke keer weer geconfronteerd met de noodzaak van een goed timemanagement.

Hoe begin je met prioriteiten stellen als alles belangrijk lijkt?
Dit is misschien wel het allerbelangrijkste puntje van timemanagement. Ik merkte aan het begin zeker dat je heel de dag snel vol plant met zaken waarvan je allemaal denkt dat een hoge prioriteit heeft. Echter als je hier specifiek naar zou gaan kijken kun je sommige dingen die heel belangrijk lijken terug schalen naar een lagere prioriteit. Het is belangrijk om een aantal vragen te stellen over je planning. Wat levert het eerste resultaat op? Wie verwacht er vandaag een reactie? Dit zijn twee vragen die belangrijk zijn bij het stellen van prioriteiten. Mocht een prioriteit niet haalbaar zijn is het heel belangrijk om dit te communiceren en deze te verplaatsen naar een ander moment.

Welke eenvoudige veranderingen kunnen mensen maken in hun dagelijkse routine om hun tijd beter te benutten?
Plannen! Een goede planning is de beste oplossing voor een betere routine. Een dagdagelijkse planning is heel belangrijk. Je kan deze het beste aan het einde van je werkdag maken en niet ‘s ochtends. Hierdoor zit je nog lekker in de werkflow en kan je je hoofd leegmaken als je onderweg naar huis gaat. Kijk vervolgens aan het eind van de week wat prio heeft en herverdeel de planning. Schrijf alles op in één document/agenda en houd deze netjes bij. Grote tip: zit iets in je hoofd? Schrijf het dan op. Dan kan je het ‘vergeten’!

Natuurlijk gebeuren er soms ook onverwachte dingen en komen er spontane taken bij. Hoe ga je hier mee om zonder je hele schema overhoop te halen?
Er kan bijvoorbeeld iets met personeel of met klanten gebeuren. Hierdoor kunnen onverwachte prios bovenaan komen. Hierbij is het belangrijk om meteen te achterhalen hoe belangrijk daadwerkelijk is. Daarna kan je kijken of je de planningen kan veranderen. Als je iets wisselt is het altijd belangrijk om dit door te communiceren. Daarnaast heb ik geleerd dat je altijd creatief moet kijken naar een prioriteit. Iets kan voor iemand veel belangrijker voelen als dat het daadwerkelijk is. Dit gebeurt trouwens echt op dagelijkse basis.

Moet je soms iemand teleurstellen als je een taak zelf een lagere prioriteit geeft?
Teleurstellen zou ik het niet noemen. Het is zaak dat je de verwachtingen managed. Communiceer duidelijk over wanneer iets af is en geef een concrete verwachting. Geef een ruimere verwachting af zodat je zeker weet dat de taak dan ook echt af is. Ook kan je hier een beetje mee spelen door bijvoorbeeld te zeggen dat iets binnen 2 weken af is terwijl je weet dat in één week af gaat zijn. Hierdoor overtref je de verwachting en houd iemand er een extra positief gevoel aan over!

Na dit inspirerende gesprek met Jaïr kwam hij zelfs nog met een aantal mooie quotes die zeker niet achtergehouden kunnen worden. “Veranderen doe je niet in één keer!” Tijd maken kost tijd! Wees eerlijk tegen jezelf! Tot slot: DOEN!”

Heb je specifieke vragen of situaties waar je je zorgen over maakt? Wij kunnen je gerichte tips geven! Ga naar de website voor extra info of neem direct contact op.